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【摘要】为落实国家“放管服”政策要求，破解高校限额标准以下的学校自主采购效率与规范间的矛盾，本文在调研国内高校采购模式的基础上，围绕落实采购人主体责任和提质增效的目标，对自主采购项目创设“上大迅采”快速采购模式和机制，从而实现了“松”与“紧”以及规范与效率间的平衡。通过逐步推进信息技术在快速采购中的应用，本文在高校自主采购机制和理念上进行了有益的尝试和探索，以期为高校的快速采购提供可行的解决方案。
【关键词】快速采购；信息技术；采购机制
高校作为的重要主体，其采购活动大致可分为限额标准以上的和限额标准以下的自主采购两部分。限额标准以上的具有较为完备的法律体系进行约束和规范，而自主采购部分需要高校根据自身情况制定内控制度，既不能以规避风险为由逢采必招，也不能放任自流。因此，如何调节“松”与“紧”以及规范与效率之间的平衡，已成为当前高校自主采购管理面临的迫切性问题。事实上，在高校自主采购中加强信息技术的应用，能够强化廉政风险防控，促进采购工作提质增效。
高校自主采购现状
目前，针对限额标准以下的采购项目，高校往往根据自身实际情况，一般采用两种方式：一是参照方式，采用公开万博体育网址、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源等法定方式。这种采购方式规范性高，但采购效率较低。二是自行设计采购方式和流程，如“校内万博体育网址”“询比”“比选”等。此类方式在流程上有所简化，效率上有所提升，但普遍缺少信息技术及系统的支撑。中山大学结合现状构建了高校网上智能快速采购系统，在法规框架内进一步优化了流程和规则。中山大学的做法在制度设计和系统架构中充分体现了“简政放权、用户导向”的理念，灵活运用互联网信息技术，突破了传统的思维方式，实现了采购全流程电子数据信息化，填补了高校在小额零星采购限额与限额标准之间的中额采购的空白。清华大学针对预算金额为10～50万元的仪器设备采购项目，设计了“网上比选”采购系统。该系统以信息化平台为支撑，引入市场竞争机制，赋予了科研人员充分自主选择权，实现了采购信息公开，提高了采购效率，加强了内部风险控制。
上海大学自主采购部分先后采用参照方式和采购用户三方比价、再专家评审的两种采购方式。经过实践，三方比价加专家评审的采购方式利弊较为明显。这种采购方式的优势是用户拥有较大采购自主权，不需编制复杂的采购文件，履行烦琐的采购程序。而弊端是采购过程公开度低，没有充分体现公开透明的原则，供应商竞争亦不充分，市场调研不足，所以存在一定廉政风险。因此，为进一步优化采购方式，激发科研活力、规范预算支出行为，学校针对10～50万元货物与服务自主采购部分设计了“上大迅采”快速采购方式，在机制和理念上进行了尝试和探索，以期为学校自主采购问题提供可行的解决方案。
“上大迅采”的机制与流程
“上大迅采”是体现上海大学采购理念与创新意义的数字化采购应用方案，是采购提质增效的一项重要举措。其整体设计以落实“放管服”为原则，将“快速高效”理念与信息技术深度融合，从采购需求编制、供应商报价响应到发布成交公告全流程线上进行，技术和商务需求的提交更加便捷，也可实时与承办人沟通，实现“不见面、云采购”（参见图1）。
图1 “上大迅采”采购机制
编制并发布采购需求
采购申请审批通过后，采购申请人填报采购需求，设置资质要求和评分指标。其中，评分指标分为价格、商务、技术3个部分，各部分需设置分值。商务部分可添加多个指标项，并设置每个指标项的名称、内容、分值、是否需要附件证明等。技术部分可对货物清单里每个设备添加多条技术参数，包括关键参数、非关键参数、是否需要附件证明、参数权重等。采购需求审核确认后，采购承办人可设置项目的报价响应开始时间、报价截止时间等信息，并将相关信息一键发布，随后进入供应商响应阶段。
供应商在线响应报价
已注册的供应商在项目的响应时间内（等标期一般为5天）进行报价。供应商报价时需针对资质要求、技术指标、商务指标等填写响应情况，需要附件证明的须上传附件。供应商的报价信息要进行加密存储，在报价结束前任何人都无权查看。在响应时间截止后，系统会自动判断供应商是否满3家，不满3家自动延期一次（一般为3～5天）。若项目需顺延，则系统将自动给用户发送通知，同时发布延期公告。在延期公告期间，第一轮已提交响应的供应商无须重复提交。
系统智能评分
报价截止后，系统自动解密，并核验每个响应供应商的资质。对于不满足要求的供应商将予以排除。对满足要求的响应供应商，系统将根据商务、技术、价格的权重和报价情况进行自动评分，并计算出总分及排名。评分完成后系统将自动给用户发送通知，进而进入用户初选流程。
用户初选管理
在项目初选管理阶段，采购承办人可以查看供应商信息。若各供应商资质文件审核无误，则可以选择将项目发送至用户进行供应商初选。如果用户选择系统排名第一的供应商，则经采购管理部门复核后可直接确定成交，此时系统将会自动在门户网站发布成交公告。如果用户选择非系统排名第一的供应商，则需说明理由并提交系统，随后进入第二轮专家评审阶段。
专家评审
评审专家登录系统后可查看各个供应商的报价信息以及用户初选理由。根据相关信息，专家可录入各个指标的分值、评分依据。在所有专家打分完成后，系统将实时汇总计算各个供应商的得分及名次，形成专家评分表。
“上大迅采”的特点和优势
从优化用户需求编制、专家评审界面等各环节流程出发，“上大迅采”汲取各方建议，不断升级优化与完善系统。目前，“上大迅采”受到采购评审专家的一致好评。
公开透明，规避风险
采购过程全流程线上进行，采购意向提前发布，“迅采”公告公开发布，潜在供应商更方便获取采购信息，解决了线下三方比价形式的信息不对称问题。利用计算机智能辅助评审，实现“不见面、云采购”。线上采购全程留痕可追溯，还可以设置响应文件上传IP地址雷同预警，并在供应商注册及响应提交界面进行重点提示。此外，通过统计历史数据，可以分析出成交率过高和过低的情形，能够在一定程度上有效遏制围标串标行为，规避廉政风险。
优化采购流程
在坚持法规和原则的基础上，“上大迅采”进一步优化流程，打破了投标不满3家就要流标的限制，即在报价截止后出现不满3家的情况下可视情况延长响应时间。同时，适当缩短等标期，有效提高采购效率，平均采购周期总体上缩短20%以上。
有效激活市场竞争
“上大迅采”采购方式通过搭建供应商充分竞争平台，激活了中小微企业参与竞争的活力，契合的政策导向。供应商可以在线上逐一响应商务和技术需求，无须线下再提交厚重的投标书，节省了供应商响应成本，提高了供应商参与的积极性，营造了充分竞争的良好环境。
保障采购自主权
“上大迅采”采购方式在流程设计上嵌入用户初选机制，充分尊重和保障了科研人员的采购自主权。用户若选择计算机评审排名第一的供应商，并经复核无误则可直接成交。若选择非排名第一供应商，则需提交详细理由，作出合理解释，然后由采购管理部门根据评审规则进一步组织专家复核与评审。可以看出，“上大迅采”采购方式在既定规则框架下充分尊重对采购结果的选择权，有助于提升采购主体的满意度。
“上大迅采”的实施成效
近三年的采购实践经验，可以为完善新型采购方式提供一定的借鉴。截止到2022年底，上海大学累计实施939个项目，累计成交金额2.79亿元，累计节省预算资金1009万元。计算机自动评审的成功率超过90%，大部分项目无须组织线下专家评审，累计节省专家评审费近百万元（参见图2）。
图2 “上大迅采”实施情况
自“上大迅采”实施以来，共有来自全国25个省、自治区、直辖市的供应商参与报价响应，其中成交供应商涵盖了23个地区。这充分说明了快速采购的设计不仅能够基本满足实际需求，而且其设计理念能够较好地兼顾程序和成效，在实现程序规范透明的同时，也提高了采购满意度。
在前期实践的基础上，系统还可扩展到小额零星工程采购、科研经费采购以及公开万博体育网址数额以下的科研急需采购等项目，特别是针对横向经费的采购，系统赋予了科研人员更大的采购自主权。
当前，高校采购治理正处于创新大潮中，从“放管服”的落实到“互联网+”的推进，机遇和挑战并存。高校采购管理部门要深刻理解发展和改革释放的信号，只有将传统采购与新一代信息化技术深度融合，设计更为科学合理的内控制度，才能实现高质量发展。继续发掘“上大迅采”快速采购潜能，推动采购可视化、智能化、协同化建设，丰富适应不同采购需求特点、由采购人自主选择的多元化采购方式是进一步创新采购方式的努力方向。
（本文系中国教育会计学会高校分会立项课题成果）
（作者单位：上海大学）
（责编：金小丹）
